مقدمه

    مسئله مدیریت کیفیت از جمله مسائل مهمی است که در مطالعات مدیریت همیشه موردنظر بوده است. درچند دهه اخیر توجه بسیاری از محققان به روشهای مدیریت کیفیت جلب شده است و تلاشهای بسیاری صورت گرفته تا روشهای مختلفی برای تحقق این امر خلق شود. از جمله روشهایی که در دهه ۷۰ با تلاش محققان ژاپنی ارائه شد، روش برنامه ریزی هوشین کانری  است.

تاریخچه برنامه ریزی هوشین کانری

    پس از جنگ جهانی دوم و شکست ژاپن در جنگ، ژاپنی ها با وظیفه سنگین بازسازی کشورشان روبه‌رو بودند. از آنجایی که ژاپن نمی توانست در زمینه نظامی به تقویت خویش بپردازد، برای رویارویی با غرب رو به مسائل اقتصادی آورد. از طرف دیگر در زمان جنگ، بسیاری از مدیران مسئولیتهای خویش را ترک کرده بودند، در نتیجه تیم مدیران پس از جنگ، جوان و بدون مهارت بودند. بنابراین راهبرد آموزش مدیران و مهندسان ژاپنی در حوزه تکنیک های مدیریت به عنوان راه حل این مشکل انتخاب شد. ازجمله این تکنیک‌ها‌، تکنیک کنترل کیفیت آماری بود. ژاپنی‌ها دریافتند که تکنیک های آماری کنترل کیفیت از دلایل موفقیت ارتش امریکا در جنگ بود. بنابراین ژاپنی‌ها بدنبال متخصصان این شاخه از مدیریت بودند و سرانجام از ادوارد دمینگ برای آموزش در این زمینه دعوت کردند. ژاپنی‌ها با استفاده از آموزش های دمینگ تلاش کردند تا بوسیله اجرای فنون کنترل کیفیت آماری، کیفیت محصولات خویش را بهبود بخشند.

تعریف مدیریت هوشین

     هوشین کانری، عبارت است از فرایند گام‌به‌گام برنامه‌ریزی، اجرا و بازبینی تغییرات موردنظر مدیریت. هوشین کانری، روشی سیستماتیک برای مدیریت تغییر در فرایندهای اصلی سازمان به شمار می‌رود.
واژه هوشین از ترکیب دو کلمه ژاپنی HO به معنی جهت و SHIN به معنای سوزن براق تشکیل شده و مفهوم هوشین معادل سیاست است.

فلسفه مدیریت هوشین

فلسفه هوشین، هدایت تمامی واحدهای شرکت به سوی ایجاد دورنما، ماموریت، استراتژی ، هدف‌گذاری، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل ، ارزیابی و بهبود است. 
به بیان دیگر، فلسفه هوشین هم‌عقیده و یکسو شدن دیدگاه‌هاست. حاصل دستیابی به این هدف، ایجاد نظم و سازگاری در کل سیستم است و بر سازگاری و توافق بین اهداف و اجرا تاکید می‌کند. همچنین هم‌سویی و هماهنگی که هدف بدیهی هر سازمان است، توسط مدیریت هوشین تحقق می‌یابد.

سیستم هوشین دارای دو وجه کاملاً حساب شده و هماهنگ است:

1)هدف‌گذاری 

۲) برنامه‌ریزی

هدفگذاری

    به مسائلی نظیر بهبود کیفیت، کاهش هزینه، افزایش تولید، افزایش بهره‌وری، تحویل به‌موقع، بهبود محیط و انرژی، ارتقای روحیه کارکنان و سطح علمی آنان از طریق آموزش می‌پردازد.

برنامه ریزی

به تحقق اهداف هدفگذاری از طریق مکانیزم چرخه PDCA می‌پردازد.

 هوشین شیوه عمل مطمئن و منطبق با اصل گام ‌به‌گام موساشی است که ضرب‌المثل فارسی «رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود.» بخوبی گویای آن است.

با کمک مدیرت هوشین می توان:

     اهداف بلندمدت مدیریت می‌تواند به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و خط‌مشی‌های قابل درک، واضح، سازگار و قابل دستیابی تبدیل شود که می‌توانند در تمام سطوح و وظایف سازمان به کار گرفته شوند.زمانی‌که این فعالیت‌هاوخط‌مشی‌ها به کار گرفته شوند  ،  منجر به  دسترسی  به   اهداف بلند مدت  و با لطبع  پیشرفت  قابل  ملاحظه  و پیوسته خواهند شد.

     در ابتدای فرایند توسعه خط‌مشی ، مدیریت ارشد دورنمای شرکت و نیز اهداف و خط‌مشی یک‌ساله را تنظیم می‌کند. در هر یک از سطوح پایین‌تر، مدیران و کارکنان با توجه به اهداف و خط‌مشی شرکت در تعیین استراتژی و برنامه‌های کاری خود مشارکت می‌کنند. آنها همچنین شاخص‌هایی را تعریف می‌کنند که بیانگر میزان دسترسی به اهداف ذکر شده باشد.

     هوشین شیوه عمل مطمئن و منطبق با اصل گام ‌به‌گام موساشی است که ضرب‌المثل فارسی «رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود.» بخوبی گویای آن است.

     سپس آنها اهداف را به سطح پایین‌تر سازمان انتقال می‌دهند. بنابراین هر یک از سطوح پایینی مدیریت ارشد با سطح بالاتر در تماس است تا اطمینان حاصل شود که استراتژی پیشنهادی با نیازمندی‌ها همخوانی دارد. بازنگری‌های مرتبی انجام می‌شود تا میزان پیشرفت و نیز مشکلات موجود معلوم شده و اقدامات اصلاحی انجام شود.

    هوشین کانری، تضمین‌کننده این نکته است که هر شخصی در سازمان از دورنما و اهداف بلندمدت سازمان و نیز نحوه تبدیل آنها به نیازمندی‌های مشخص و نیز فعالیت‌ها آگاه است.

هوشین کانری، روشی است:

    برای بهبود عملکرد  سیستم‌های اداری َ

سیستم اداری، مجموعه‌ای از فرایندهای مرتبط  با  یکدیگر است که به منظور دستیابی به اهداف اصلی سیستم به کار می‌روند. برای هر سیستم اداری، شاخص‌های ارزیابی عملکرد و نیز سطح مطلوب دستیابی به اهداف تعریف می‌شود. هوشین کانری  یک ساختار برنامه‌ریزی ارائه می‌کند تا بتوان تعدادی از فرایندهای اصلی و منتخب را به سطح عملکرد مطلوب رساند.

هوشین کانری در دو سطح عمل می‌کند:

1)سطح برنامه‌ریزی استراتژیک
2) مدیریت در سطح فعالیت‌های روزانه، جایی  که  بیشتر جنبه‌های روتین/ جاری عملیات اداری، مشاهده می‌شوند.

اهداف مدیریت هوشین

 1)تضمین این نکته است که دیدگاه‌ها و دورنمای شرکت به محض اتمام مرحله برنامه‌ریزی به فراموشی سپرده نشوند. 
2)زنده نگه داشتن مدارک برنامه‌ریزی است و نه بایگانی شدن آنها.

 3)کاهش  میزان  فعالیت‌های اضطراری در هر روز،  پیشگیری از جلسات استراتژیک  برنامه‌ریزی نشده و نیز پیشگیری از تقدم یافتن تراکم  فعالیت‌ها   در هر سه ماه  بر برنامه‌های  استراتژیک  واقعی می‌باشد.
 در روش هوشین کانری ، فعالیت‌های  کوتاه‌ مدت   توسط  برنامه‌ها تعریف و مدیریت می‌شوند.  به  منظور اطمینان از این‌که فعالیت‌های روزانه در راستای اهداف و دورنمای شرکت می‌باشد، فرایند نظارت پیوسته‌ای وجود دارد.

گام‌های برنامه‌ریزی هوشین

۱) هدف را انتخاب کنید. 
۲) به سازمان نظم دهید (سازمان‌دهی کنید).
 ۳) طرح را اجرا کنید.
 ۴) نظارت کرده، بهبود دهید.

مواردی که در استفاده از روش هوشین کانری باید مدنظر قرار گیرند، به شرح زیر است:

▪ اندازه‌گیری سیستم کاری (عملکرد سازمان- مترجم) به عنوان یک مجموعه 
▪ تعیین اهداف اصلی سازمان
▪ درک شرایط محیطی که سازمان در آن عمل می‌کند
▪ تعیین فرایندهایی که تشکیل‌دهنده سیستم، فعالیت‌های آنها، اهداف و معیارهای اندازه‌گیری می‌باشند
▪ تامین منابع برای انجام فعالیت‌ها و دستیابی به اهداف سازمان

مزایای استفاده از برنامه ریزی هوشین در سازمان:

1- کمک  می کند تا انسجام درون سازمان ایجاد شده و توافق مشترکی در تمامی سطوح سازمان بر روی آن بوجود آید
۲- توجه همگان را به چشم انداز آینده سازمان معطوف می سازد
۳- تلاشهای  کارکنان را یکپارچه می کند و اقدامهای  سازمان را برای رسیدن به هدفها هماهنگ می کند.
۴- بهبود جهشی را برای سالهای متمادی تضمین می کند.
۵- همکاری بین واحدهای سازمانی را ارتقا می بخشد.
۶- سیستم برنامه ریزی منعطف ، منظم و پاسخگو را بوجود  می آورد.
۷- به رهبران سازمان در امر شناسایی حوزه‌های اصلی مشکل و اولویت بندی آنها یاری می رساند.
۸- امکان بازخور سریعتر و دقیقتــر را ایجاد می کند.

نتیجه گیری

     همان گونه که ملاحظه می شود با روش‌های متفاوتی می توان برنامه ریزی هوشین کانری را در سازمانها پیاده کرد اما آنچه که در تمامی مدلها به طور مشترک مورد تاکید قرار گرفته، حالت مدور و چرخه گونه این فرایند است. به بیان دیگر زمانی مدل برنامه ریزی هوشین کانری به طور جامع و شایسته در سازمان اجرا می شود که به طور مداوم مورد بازبینی و اصلاح قرار بگیرد. برنامه ریزی هوشین کانری یک چرخه بی پایان است و برخلاف بسیاری از روشهای برنامه ریزی پس از تحقق هدف، متوقف نمی شود، چرا که هدف اصلی این برنامه ریزی بهبود مستمر و کنترل کیفیت فرایندهای سازمانی است. شرایط محیطی و منابع مختلف سازمانی تعیین کننده نوع روش پیاده سازی برنامه ریزی هوشین کانری در سازمان هستند ولی اگر به این مدل به عنوان چرخه نگریسته نشود،عملا کاربردی برای سازمان نخواهد داشت.



تاريخ : جمعه سوم مرداد 1393 | 4:42 بعد از ظهر | نویسنده : مهدی حیدری |